Het verhogen van je productiviteit op kantoor is belangrijk voor zowel werknemers als bedrijven. Werknemers die productief zijn, voelen zich vaak meer tevreden over hun baan en bereiken meer in minder tijd. Voor bedrijven betekent een productief kantoor dat projecten sneller voltooid worden en klanten beter geholpen kunnen worden.
Er zijn verschillende manieren waarop je jouw productiviteit op kantoor kunt verhogen. Allereerst is het belangrijk om je werkplek en -omgeving te optimaliseren. Zorg ervoor dat je bureau opgeruimd is en je alle benodigdheden bij de hand hebt. Probeer ook afleidingen zoals je telefoon zoveel mogelijk te beperken. Daarnaast is het verstandig om pauzes in te plannen om te voorkomen dat je uitgeput raakt.
Het stellen van doelen en het maken van lijstjes kan je ook helpen productiever te zijn. Wanneer je concrete doelen hebt, kun je je werk beter plannen en focussen op de belangrijkste taken. Door aan het begin van de dag een lijstje te maken van wat je wilt bereiken, kun je gerichter te werk gaan.
Werkplek optimaliseren
Zorg dat je bureau opgeruimd is en je alle benodigdheden bij de hand hebt, zoals pennen, papier, laders enzovoort. Een rommelig bureau is een bron van afleiding. Als je spullen netjes geordend zijn, kun je efficiënter werken.
Zorg ook voor goede verlichting bij je werkplek. Dit vermindert vermoeide ogen en hoofdpijn. Overweeg een bureaulamp als het nodig is.
Bepaal een plek voor al je spullen, zowel op je bureau als in laden en kasten. Als alles een vaste plek heeft, hoef je niet te zoeken.
Overweeg noise-cancelling koptelefoons als je werkomgeving rumoerig is. Dit helpt je je te concentreren.
Zorg voor comfort door een ergonomische stoel en door je beeldscherm, toetsenbord en muis goed in te stellen.
Afleidingen beperken
Zet je telefoon uit of op stil tijdens periodes waarin je je wilt concentreren op je werk. Telefoons kunnen erg afleidend zijn.
Sluit je e-mailprogramma tijdens taken die concentratie vereisen. Laat e-mails alleen open tijdens specifieke momenten.
Als collega’s afleidend zijn, overweeg dan noise-cancelling koptelefoons te gebruiken of te vragen of je een apart bureau kunt krijgen.
Gebruik apps die websites kunnen blokkeren als je te vaak afgeleid raakt door sociale media of andere websites.
Zet meldingen uit op je computer en telefoon. Alleen noodzakelijke meldingen laten staan.
Pauzes inplannen
Plan elke 90 minuten een korte pauze van 5-10 minuten om te voorkomen dat je uitgeput raakt. Stretch even of haal een glas water.
Neem een lunchpauze weg van je bureau. Even er tussenuit help je om daarna gefocust terug te keren.
Overweeg korte wandelingen tijdens je pauzes. Beweging en frisse lucht maken je hoofd weer helder.
Gebruik pauzes niet om sociale media te checken, dit leidt vaak alleen maar meer af. Doe iets ontspannends zoals lezen.
Als je vastzit, kan een korte pauze je helpen om fris na te denken over een probleem.
Doelen stellen
Begin elke dag of week door concrete doelen te stellen over wat je wilt bereiken. Dit helpt focus.
Zorg dat doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART) zijn.
Stel prioriteiten – welke doelen zijn het belangrijkst? Begin daarmee.
Deel grotere doelen op in kleinere deeltaken. Dit maakt doelen behapbaar.
Beloon jezelf als je doelen bereikt. Dit motiveert voor de volgende doelen.
Takenlijstjes maken
Maak aan het begin van de dag een lijstje van taken die je die dag wilt voltooien. Dit helpt focus.
Zet taken in volgorde van prioriteit. Doe eerst belangrijke en/of urgente taken.
Vink af welke taken je hebt voltooid. Dit geeft voldoening.
Laat onvoltooide taken op je lijst staan voor de volgende dag of schrijf ze op een nieuwe lijst.
Wees realistisch over hoeveel je kunt doen per dag en plan niet teveel taken in.
| Tip | Uitleg | Voordeel | Extra info |
|---|---|---|---|
| Werkplek opruimen | Zorg dat je bureau netjes en georganiseerd is, met alles op zijn plek | Voorkomt afleiding en tijdverlies | Investeer in opbergsystemen om rommel te voorkomen |
| Afleidingen elimineren | Zet telefoon uit, sluit e-mail programma, etc. | Helpt je te focussen | Apps kunnenhelpen websites te blokkeren die afleiden |
| Pauzes nemen | Plan elke 90 minuten een korte pauze in | Voorkomt uitputting | Beweging en ontspanning helpen je te concentreren |
| Doelen stellen | Formuleer duidelijke, meetbare doelen | Geeft richting en motivatie | Beloon jezelf als je doelen haalt |
| Takenlijstjes | Maak een lijst met taken voor die dag | Helpt prioriteiten stellen | Vink af wat gedaan is voor voldoening |
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of mijn productiviteit verhoogd is?
Je kunt je productiviteit meten door bij te houden hoeveel taken je per dag of week voltooit. Als dit aantal toeneemt, is je productiviteit verbeterd.
Hoe voorkom ik dat ik te veel hooi op mijn vork neem?
Wees realistisch bij het plannen van je dag en week. Ken je capaciteiten en neem niet te veel taken ineens aan. Maak haalbare planningen.
Hoe ga ik om met afleiding van collega’s?
Spreek collega’s vriendelijk aan als ze erg afleidend zijn. Maak duidelijk dat je je probeert te concentreren. Gebruik zo nodig koptelefoons of vraag om een ander bureau.
Wat als mijn werkplek ingedeeld is door mijn werkgever?
Overleg dan met je leidinggevende over aanpassingen die je productiviteit kunnen verbeteren, zoals andere verlichting of het verplaatsen van je bureau.
Hoe hou ik het vol om mijn doelen te bereiken?
Zorg voor regelmatige kleine beloningen voor jezelf wanneer je doelen bereikt. En deel grotere doelen op in behapbare deeltaken, dan lijkt het volhouden makkelijker.
Wat doe ik met taken die toch blijven liggen?
Laat onvoltooide taken op je lijstje staan of schrijf ze over op een nieuwe lijst voor de volgende dag. Analyseer waarom ze blijven liggen en probeer dat in de toekomst te voorkomen.
Conclusie
Door je werkomgeving, afleidingen, pauzes en planning te optimaliseren, kun je je productiviteit op kantoor flink verhogen. Dit leidt tot meer voldoening en betere resultaten voor jou en je werkgever. Implementeer de tips die voor jou het meest relevant zijn en je zult al snel resultaat zien. Hou vol en beloon jezelf voor de progressie die je boekt!
